SdI und E-Rechnungen in Italien: Was ist das und wen betrifft es?

Update April 2021: Ab dem 01.01.2022 entfällt das Esterometro – alle grenzüberschreitenden Transaktionen sind dann von italienischen Unternehmen über das Sistema di Intercambio (SdI) zu übermitteln.

Mit dem Haushaltsgesetz 2018 ist die elektronische Rechnungsstellung mittels SdI für Unternehmen in Italien ab dem 01.01.2019 obligatorisch geworden.

Gerade bei Amazon-Händlern sorgt das für Verwirrung, wenn diese sich in Italien steuerlich registrieren – z.B. im Rahmen von Amazon Pan EU.

Fangen wir aber vorne an und erklären alle Begrifflichkeiten.

Was bedeutet die Neuregelung zu elektronischen Rechnungen in Italien?

Seit dem 01.01.2019 müssen in Italien für alle Lieferungen und Dienstleistungen zwingend elektronische Rechnungen ausgestellt werden. Diese Vorschrift widerspricht zunächst EU-Recht, wonach Rechnungen sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form ausgestellt werden können.

Italien hat jedoch eine Ausnahmeregelung für die Anwendung eines verbindlichen E-Rechnungsstellung-Systems beantragt, um das hohe Ausmaß der Steuerhinterziehung in Italien zu bekämpfen. Die EU-Kommission hat dem zugestimmt – zumindest zeitlich befristet.

SDI als zentrale E-Rechnung-Plattform, Pflicht zur elektronischen Signatur und PEC

Die italienische E-Rechnung muss zudem mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden, um an das Sistema di Interscambio (SdI, auf deutsch: Austauschsystem) übermittelt werden zu können. Das SdI ist eine öffentlich rechtliche Plattform der italienischen Finanzadministration zur Ausstellung, Übermittlung und Speicherung von Rechnungen.

In den E-Rechnungen muss zwingend die Steuernummer des Empfängers angegeben werden, wenn es sich um einen Endverbraucher handelt. Unternehmen müssen ihr PEC (posta elettronica certificata, auf deutsch “Zertifizierte E-Mail”) oder ihren SdI-Empfängercode dem Rechnungsersteller vorab übermitteln.

Wichtig: Die Rechnungen werden anschließend nur über das SdI an den Rechnungsempfänger versendet.

Zuvor wird die Vollständigkeit und Richtigkeit aller in der Rechnung erfassten Informationen geprüft. Auf diese Weise kann die Finanzverwaltung auf alle Rechnungen und die darin enthaltenen Informationen zugreifen und diese bei Bedarf mit den Angaben der Rechnungsempfänger verproben.

Codice Destinatario, Codice Univoco d’Ufficio (CUU)

Um den Empfänger zu erreichen, muss ein Code angegeben werden – eine Art Adresse, die den Empfänger findet. Der Code unterscheidet sich je nach Empfänger.

Der Codice Destinatario (auf Deutsch: Empfängercode) wird in elektronischen Rechnungen im B2B- oder B2C-Bereich, d. h. zwischen privaten Parteien, verwendet und besteht aus sieben Zeichen.

Der Codice Univoco d’Ufficio (CUU), auf Deutsch etwa: eindeutiger amtlicher Code) wird nur für elektronische Rechnungen an die staatlichen Behörden verwendet und besteht aus sechs Zeichen.

Wer ist verpflichtet, italienische E-Rechnungen über SdI auszustellen?

Wenn euer Unternehmen keine Niederlassung in Italien hat, besteht die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen nicht.

In einem Rundschreiben (n. 13/E) hat die italienische Finanzverwaltung klargestellt, dass die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, nur für in Italien fest niedergelassene Unternehmen gilt.

Hinweis: Die Verwendung eines ausländischen Amazon-Lagers gilt nach aktuellem EU-Recht nicht als Niederlassung bzw. Betriebsstätte in dem jeweiligen EU-Staat.

Was, wenn ich in Italien niedergelassen bin, aber an ausländische Kunden verkaufe?

Habt ihr euren Sitz oder eine Niederlassung in Italien, gilt Folgendes.

Die E-Rechnungsstellung ist bei Verkäufen oder Dienstleistungen von oder an ausländische Unternehmen grundsätzlich nicht erforderlich. Die italienische Finanzverwaltung hat allerdings für diese Fälle eine neue Anforderung eingeführt, um auch nicht über die SdI abgerechneten Transaktionen zu erfassen: das Esterometro.

Esterometro: Diese Anforderungen gelten noch bis maximal Ende 2021

Das Esterometro muss monatlich im XML-Format eingereicht werden und ersetzt die Spesometro-Meldungen, die bis Ende 2018 verpflichtend waren und umfasst alle – auch grenzüberschreitende – Transaktionen.

Hierunter fallen auch die zum Beispiel für in Italien ansässigen Amazon FBA-Seller relevanten innergemeinschaftlichen Erwerbe, Import und Exporte.

Die Freistellung von der E-Rechnung und die daraus resultierende Esterometro-Anforderung gelten jedoch nicht für Verkäufe oder Dienstleistungen von oder an ausländische Unternehmen, die in Italien umsatzsteuerlich registriert sind. Diese Rechnungen müssen im elektronischen Format durch das SdI geschickt werden.

Da ausländische Unternehmen nicht verpflichtet sind, E-Rechnungen auszustellen und somit höchstwahrscheinlich über keinen PEC (zertifizierte E-Mail Adresse) verfügen, kann der italienische Steuerzahler in diesen Fällen den Wert “0000000” in das Feld “codice destinatario” (Empfängercode) eingeben.

Ab 2022 gilt das italienische SdI Umsatzsteuer-Meldeschema für alle Transaktionen, das Esterometro entfällt

Ab dem 01.01.2022 wird das Esterometro abgeschafft und auch grenzüberschreitende Transaktionen müssen dann vom SDI System erfasst werden. Die Daten der Transaktionen an oder von nicht-ansässigen Subjekten müssen über das Sistema di Intercambio (SdI) in derselben Form wie alle anderen Rechnungen übermittelt werden.

Dabei gelten unterschiedliche Fristen: Transaktionen an im Staatsgebiet ansässigen Subjekten müssen innerhalb der Frist für die Ausstellung der entsprechenden Rechnungen über das SdI übermittelt werden.

Käufe können stattdessen bis zum fünfzehnten Tag des Monats nach Erhalt des Belegs, der die Transaktion nachweist, an das SdI übermittelt werden.

Was passiert, wenn die italienischen E-Rechnungsstellung-Verpflichtungen übersehen werden?

Rechnungen, die außerhalb der gesetzlichen E-Rechnungsstellung-Anforderung ausgestellt werden, gelten als nicht ausgestellt und können zu einer Strafzahlung in Höhe von 90% bis 180% der geschuldeten Mehrwertsteuer führen.

Für das erste Halbjahr 2019 wurde noch eine Übergangsfrist gewährt, die es dem Steuerzahler ermöglichte, Strafen zu vermeiden, wenn die E-Rechnung am 15. des Folgemonats über die SdI hochgeladen wurde.

Die fehlende oder fehlerhafte Abgabe des Esterometros – bis Ende 2021 – führt stattdessen zu einer Strafe von 2 Euro pro nicht dokumentierte Transaktion.

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