Viele Onlinehändler, die ihre Waren auf Online-Marktplätzen vertreiben, werden in den vergangenen Wochen festgestellt haben, dass ihre Umsatzsteuer Identifikationsnummern (USt.-IDs) seitens der Marktplatzbetreiber, z.B. Amazon, ebay und Zalando, auf Gültigkeit geprüft worden sind.

In den letzten Tagen ist bekannt geworden, dass insbesondere die Prüfung von USt.-ID Nummern durch Amazon zu vielen praktischen Problemen und Herausforderungen führt.

Tausende Händler werden von Amazon mit generischen E-Mails darüber informiert, dass es Probleme mit ihrer Umsatzsteueridentifikationsnummer gibt.

Wir klären:

  • Was steckt hinter den E-Mails von Amazon mit Hinweis auf die (fehlgeschlagene) Überprüfung der Umsatzsteuer ID auf Gültigkeit?
  • Was solltet Ihr als Händler nach Erhalt der Nachricht tun?

Beginnen wir mit der Frage, warum Amazon und andere Marktplätze die USt.-IDs ihrer Händler überprüfen.

Verschärfung der Marktplatzhaftung soll Umsatzsteuer-Betrug eindämmen

Am 01.07.2021 ist in Deutschland, neben dem Wegfall der lokalen Lieferschwellen für grenzüberschreitende B2C-Lieferungen und der Einführung des One Stop Shops und des Import-One-Stop-Shops (IOSS), für viele unbemerkt auch eine Verschärfung der sogenannten Marktplatzhaftung in Kraft getreten.

Das Konzept der Marktplatzhaftung gibt es bereits seit 2019 in Deutschland. Im Grundsatz bedeutet Marktplatzhaftung, dass Marktplätze wie Amazon, ebay, Zalando und Co. für die nicht abgeführte Umsatzsteuer von in Deutschland steuerpflichtigen Online-Händlern haften.

Das bedeutet, wenn ein Online-Händler seinen steuerlichen Pflichten nicht nachkommt und die Umsatzsteuer auf die in Deutschland ausgeführten Lieferungen nicht abführt, wendet sich das Finanzamt an den Marktplatz, auf dem der Verkauf ausgeführt worden ist.

Treiber der Verschärfung der Marktplatzhaftung in 2021 ist insbesondere, dass auf Online-Plattformen immer noch enormer Umsatzsteuerbetrug betrieben wird. Vor allem Händler aus Drittstaaten vertreiben ihre Waren in Deutschland über Marktplätze. Dabei treten häufig die folgenden Probleme auf:

  1. Diese Händler registrieren sich steuerlich nicht in Deutschland und führen somit im Ergebnis auch keine Umsatzsteuer auf die getätigten Verkäufe ab, oder
  2. Diese Händler registrieren sich zwar in Deutschland, führen aber nur einen Bruchteil der tatsächlichen Umsatzsteuer ab, da die deutschen Finanzbehörden aktuell nicht über die Technologie verfügen, Massendaten im E-Commerce auszuwerten

Wenn aber Amazon und Co. für jeden Cent Umsatzsteuer unmittelbar haften, wäre dann das Risiko für die Marktplätze nicht unkalkulierbar?

Wie vermeiden Marktplätze wie Amazon, dass sie tatsächlich für nicht gezahlte Umsatzsteuer ihrer Händler haften müssen?

Gibt es für die Marktplätze eine Möglichkeit, die Haftung für die von Händlern nicht abgeführte Umsatzsteuer zu umgehen?

Die Antwort lautet: Ja!

Bis Mitte 2021 umgingen Marktplätze die Haftung, wenn sie von den Händlern eine 22f-Bescheinigung vorweisen konnten. Die 22f-Bescheinigung hat das Finanzamt auf Antrag des Händlers in Papierform ausgestellt und darüber bestätigt, dass für den Händler eine Umsatzsteuer-Registrierung vorliegt.

Bei Amazon galt daher bis Mitte 2021 die Regel: Wer als Händler keine 22f-Bescheinigung im Seller Account hinterlegt hatte, dem drohte eine Account Sperrung.  

Bereits in 2019 war klar, dass die 22f-Papierbescheinigung nur eine Übergangslösung sein sollte. Zum 01.07.2021 hat sich das Verfahren, mit dem sich Marktplätze von der unmittelbaren Haftung befreien können, geändert.

Wegfall der 22f-Bescheinigung

Mit der Verschärfung der Marktplatzhaftung zum 01.07.2021 fällt die Euch bisher bekannte 22f-Bescheinigung weg.  

Das Bundesministerium der Finanzen hat allerdings mit seinem Schreiben vom 21.04.2021 eine Übergangsregelung geschaffen. Diese Übergangsregelung besagt, dass es im Zeitraum zwischen dem 01.07.2021 und dem 15.08.2021 nicht beanstandet wird, wenn der Marktplatz weiterhin eine 22f-Bescheinigung vorhält.

Im Klartext: Spätestens seit Ablauf einer Übergangsfrist zum 15.08.2021 ist die 22f-Bescheinigung passé. Ihr braucht sie nicht mehr hinterlegen, Amazon kann damit nichts mehr anfangen.

Doch was kommt jetzt?

Marktplatz muss gültige USt.-ID der Händler sicherstellen

Seit dem 01.07.2021 können Marktplätze die Haftung für nicht gezahlte Umsatzsteuer von Händlern also nicht mehr durch eine 22f-Bescheinigung umgehen.

Vielmehr sieht die neue Regelung vor, dass Marktplätze nur noch dann nicht haften, wenn der Händler, der die Ware verkauft, zum Zeitpunkt der Lieferung über eine gültige Umsatzsteuer Identifikationsnummer verfügt.

Was bedeutet das für Marktplätze?

Für Marktplätze wie Amazon & Co. bedeutet dies, dass sie mittels eines eigens dafür bereitgestellten digitalen Verfahrens des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) die Umsatzsteuer Identifikationsnummern der Händler auf ihrer Plattform auf Gültigkeit überprüfen müssen.

Letztlich kann man sagen, dass das Bundeszentralamt für Steuern ein Verfahren zur qualifizierten Prüfung von deutschen Umsatzsteuer Identifikationsnummern geschaffen hat. Vor dem 01.07.2021  konnte man über das Portal des BZSt nur ausländische USt.-IDs prüfen. Diese Beschränkung gilt grds. weiterhin für alle Unternehmen – außer für Marktplätze.

Randbemerkung:
Marktplätze können an diesem Bestätigungsverfahren, das in § 18e Nr. 3 UStG geregelt ist, nur teilnehmen, wenn sie die hierfür vorgesehenen Voraussetzungen erfüllen und sich für das Verfahren registriert haben. Zusammengefasst kann man sagen, dass ein Marktplatz dem Finanzamt dazu nachweisen muss, der er auch wirklich ein Marktplatz ist. Wie diese Prüfung genau aussieht, entscheidet das Finanzamt selbst.
Das setzt unter anderem eine umsatzsteuerliche Registrierung des Marktplatzes selbst in Deutschland voraus.
Übrigens gibt es eine solche Regelung auch in anderen Mitgliedstaaten, wie zum Beispiel Österreich, Frankreich und Italien. Auch in diesen Ländern ist eine gültige Händler-USt-ID notwendig, damit ein Marktplatz die Haftung für nicht entrichtete Umsatzsteuer umgehen kann.

Ihr müsst also auf den Marktplätzen spätestens seit dem 16.08.2021 eine gültige USt.-ID hinterlegt haben, wollt ihr nicht riskieren, dass Euer Account gesperrt wird.

Das klingt einfacher als es ist. Der Teufel steckt bekanntlich im Detail.

Verschärfung der Marktplatzhaftung hat gravierende Folgen für  Marktplätze und Händler

Man könnte meinen, dass die Verschärfung der Marktplatzhaftung, die eine qualifizierte Abfrage der USt.-IDs von Online-Händlern durch den Marktplatz vorsieht, vordergründig die Marktplätze trifft.

Marktplätze müssen die qualifizierte Bestätigungsabfrage der deutschen Umsatzsteuer Identifikationsnummern in ihre Prozesse integrieren und technisch umsetzen.

Dies hat insbesondere diese Auswirkungen auf die Prozesse der Marktplätze:

  • Umsetzung einer technischen Lösung zur automatisierten USt-ID Prüfung
  • Stammdatenmanagement der Online-Händler
  • Etablierung von Prozessen bei Fehlschlagen der Validierung der USt-IDs

Doch vor allem der letzte Punkt zeigt, dass die Verschärfung der Marktplatzhaftung nicht nur Auswirkungen auf die Marktplätze selber hat, sondern auch auf Euch als Onlinehändler.

Amazon kämpft aktuell sehr stark mit fehlgeschlagenen Validierungen und müsste eigentlich seit dem 16.08.2021 tausende Händler-Accounts sperren.

USt.-ID Prüfung durch Amazon: Letzte Gnadenfrist durch Amazon zur Stammdatenbereinigung für Händler

Viele Seller sind aktuell verunsichert durch diverse Nachrichten zur Überprüfung ihrer USt.-ID, die sie von Amazon erhalten.

Offenbar sind viele Abfragen der USt.-IDs fehlgeschlagen bzw. haben auf Seiten Amazons nicht zu einer qualifizierten Bestätigung durch das BZSt geführt.

Verwunderlich ist allerdings, dass Amazon die nachfolgende Nachricht nicht nur an diejenigen Händler geschickt hat, bei denen die Abfrage der USt-ID nicht erfolgreich war, sondern an alle Händler.

Originalschreiben von Amazon an alle Seller zur Überprüfung der deutschen USt.-ID im Rahmen der neuen Marktplatzhaftungs-Regelung
Originalschreiben von Amazon an alle Seller zur Überprüfung der deutschen USt.-ID im Rahmen der neuen Marktplatzhaftungs-Regelung

Offensichtlich schlägt die qualifizierte Überprüfung der USt-IDs in den Seller-Stammdaten wohl bei einem Großteil der Händler fehl. Dies kann die folgenden Gründe haben:

  1. Adresse des Händlers beim BZSt (Bundeszentralamt für Steuern) stimmt nicht mit den Seller-Stammdaten bei Amazon überein.
    In einigen Fällen sind die Seller-Daten bei Amazon nicht aktuell oder an der falschen Stelle eingepflegt. Dies kann dazu führen, dass die USt-ID Prüfung fehlschlägt.
  2. Phantasienamen bei Amazon und Firmennamen beim Finanzamt.
    Seller haben bei der Gewerbeanmeldung einen Phantasienamen benutzt, denn die Gewerbeämter sind da ziemlich freizügig. Dann wurde der Name auch bei Amazon als Firmenname verwendet. Beim Finanzamt und BZSt ist allerdings ein Firmenname hinterlegt und kein Phantasiename. Das führt dazu, dass die USt-ID Prüfung nicht erfolgreich sein kann.
  3. Änderung Format der Seller-Daten bei Amazon.
    Amazon hat auch noch einige Altprobleme mit Seller-Stammdaten, denn das Format der alten Sellerdaten war anders als das der neuen Daten. So sind bei vielen Altdaten die Straßennamen im Feld Adress-Zusatz und die Postleitzahl im Feld Postfach gelandet. Auch dann scheitert eine USt-ID Prüfung.

Es lässt sich vermuten, dass die oben genannten Probleme bei tausenden Amazon-Händlern auftreten, sodass Amazon die obenstehende Nachricht einfach an alle Händler verschickt hat.

Interessant ist auch, dass Amazon den Händlern eine Gnadenfrist bis zum 15.10.2021 zur Bereinigung der Stammdaten im Zusammenhang mit der USt-ID Prüfung einräumt. Wie oben beschrieben, sieht das Bundesministerium der Finanzen eine Übergangsregelung nur bis zum 15.08.2021 vor. Fraglich ist daher, wie Amazon im Zeitraum vom 15.08.2021 bis zum 15.10.2021 die Haftung vermeiden möchte.

Amazon geht hier also bewusst das Risiko der Haftung ein, weil dem Online-Giganten bewusst sein mag, dass die eigenen Prozesse zur Prüfung der USt-IDs noch nicht ausgereift sein könnten und man daher bewusst nicht tausende Händler-Accounts sperren will.

Zukünftige Betriebsprüfungen und Umsatzsteuer-Sonderprüfungen werden damit aber auch für diesen Zeitraum erhöhte Aussichten auf Mehrergebnisse aus Haftungsfällen haben.

Aber zurück zur Benachrichtigung von Amazon: Was solltet Ihr tun, wenn Ihr diese Nachricht erhalten habt?

Stimmen Eure Stammdaten im Amazon Seller Account mit der beim BZSt hinterlegten Firmierung, Anschrift und USt-ID überein?

Viele von Euch haben nun natürlich die Sorge, dass die fehlgeschlagene USt-ID Prüfung im schlimmsten Fall zu einer Kontosperrung bei Amazon führt. Allerdings solltet Ihr nun nicht panisch anfangen, Eure Seller-Daten bei Amazon zu ändern.

Die Änderung zentraler Seller-Daten kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass ein Validierungsprozess bei Amazon angestoßen wird. Sobald dieser Validierungsprozess in Gang gesetzt wird, ist es offen, wie lange dieser dauert und ob er im Zweifel auch eine zeitweise Sperrung Eures Accounts in Gang setzt.

Daher empfehlen wir Euch im Zweifel: Ruhe bewahren und die Daten im Seller-Central erstmal auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen. Auf jeden Fall empfehlenswert ist, die im Seller-Central hinterlegten Daten mit den Daten beim BZSt abzugleichen, um eine Abweichung identifizieren und ggf. korrigieren zu können.

Eigene Abfrage der beim BZSt hinterlegten Daten zu Eurer USt-ID

Wenn Ihr sichergehen wollt, ob beim BZSt die zu Eurer USt-ID hinterlegte Firmierung und Anschrift korrekt sind, könnt Ihr auch selbst beim BZSt über ein Kontaktformular Eure Daten abfragen.

Es kann nämlich durchaus sein, dass sich bei der Übermittlung Eurer Daten von der erstmaligen Unternehmensregistrierung beim örtlichen Finanzamt an das BZSt Abweichungen eingeschlichen haben. Insbesondere, wenn Euer Unternehmen schon länger existiert und die Datenübermittlung vom FA an das BZSt damals noch nicht voll digital erfolgt sein sollte.

Im Fall von nicht korrekten Daten beim BZSt. könnt ihr über das oben verlinkte Kontaktformular um eine Korrektur der Daten bitten.

Wenn die Daten zu Eurer USt-ID beim BZSt korrekt sind, aber eine Abweichung zu den bei Amazon hinterlegten Daten vorliegt, solltet Ihr die Daten im Seller Account anpassen. Wenn die Daten übereinstimmen, habt Ihr Euren Teil für eine erfolgreiche Bestätigung zur Gültigkeit Eurer USt-ID getan.